Nierejestrowana Działalność Gospodarcza – na czym polega i jakie warunki trzeba spełnić?

Często, gdy zdecydujemy się na założenie własnej działalności gospodarczej, nie jesteśmy do końca pewni, czy ona nam się uda, czy przyniesie nam spodziewany dochód itd. Założenie firmy wiąże się z koniecznością opłacania składek ZUS, czy składki zdrowotnej. Obecnie nie są to małe kwoty i często może się zdarzyć, że kwoty obowiązkowych składek będą wyższe niż nasze przychody. Jak rozwiązać taką sytuację? Możemy na początek prowadzić naszą działalność jako Nierejestrowaną Działalność Gospodarczą (w skrócie NDG).

Czym jest Nierejestrowana Działalność Gospodarcza?

Ta forma działalności funkcjonuje w naszym kraju stosunkowo niedawno – od kilku lat, a dokładniej od kwietnia 2018r. Działalność ta polega na tym, iż prowadzimy normalnie swoją działalność, czyli sprzedajemy swoje produkty/usługi nie zakładając oficjalnie firmy w CEiDG. Nie płacimy składek ZUS, składki zdrowotnej i w większości przypadków podatku VAT (tutaj jest kilka wyjątków, o których powiem później). Jedynym naszym zobowiązaniem wobec państwa jest uiszczenie podatku dochodowego.

Jakie warunki trzeba spełniać, aby móc prowadzić NDG?

Żeby nie było tak pięknie, to prowadzenie niezarejestrowanej działalności gospodarczej jest obwarowane pewnymi zasadami:

• trzeba mieć ukończone 18 lat
• mogą ją prowadzić tylko osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, co więcej nie prowadziły jej w ciągu ostatnich 5 lat
• nasz przychód miesięczny nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia krajowego, które w roku 2024 w I półroczu wynosi 4242 zł, czyli nasz przychód nie może być większy niż 3181,50 zł miesięcznie* Natomiast w II półroczu wynagrodzenie minimalne ponownie wzrasta, tym razem do kwoty 4300 zł czyli limit przychodów nie będzie mógł być wyższy niż 3225 zł.

*Co roku kwota ta się zmienia wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia krajowego.

Jak dokładnie wygląda prowadzenie takiej działalności?

Prowadzenie tego typu działalności wygląda podobnie do prowadzenia działalności zarejestrowanej. Sprzedajemy swoje produkty/usługi naszym klientom i możemy wystawić im fakturę bez VAT (VAT 0%). Do takiej faktury wpisujemy dokładnie taką kwotę, jaką płaci nam klient. Możemy również wystawić rachunek uproszczony, czy paragon imienny. Każdą sprzedaż musimy ewidencjonować, może nam do tego posłużyć zwykły arkusz kalkulacyjny w Excelu. Do tego arkusza wpisujemy nasz przychód, czyli to, co wpłacają nam klienci oraz nasze koszty (np. zakupione produkty półprodukty itd.). Pamiętajmy, iż limit jaki możemy osiągnąć, dotyczy naszego przychodu, czyli tego, co wpłynie do nas od klientów, a nie naszego dochodu (przychód pomniejszony o koszty)!

Co w przypadku, jeżeli w danym miesiącu nasz przychód będzie większy niż ½ minimalnego miesięcznego wynagrodzenia?

W przypadku, gdy nasz przychód przekroczy dopuszczalną granicę, wówczas musimy w terminie 7 dni założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub inną formę działalności np. spółkę z o.o. Jeżeli np. w lipcu wystawiamy którąś z kolei fakturę i okazuje się, że nasz przychód wyniósł nagle 3200 zł, wówczas mamy 7 dni na to, aby założyć naszą działalność. Wtedy cały przychód z lipca rozliczamy już jako działalność gospodarcza. 

Czy przy Nierejestrowanej Działalności Gospodarczej musimy płacić VAT?

Co do zasady, jeżeli nasz obrót (czyli przychód pomniejszony o podatek dochodowy) nie przekracza 200 000 zł rocznie, to każdy przedsiębiorca, bez względu na prowadzoną formę działalności, zwolniony jest z obowiązku płacenia podatku VAT. Tak więc przy NDG najczęściej podatku VAT nie zapłacimy. 

Kiedy musimy zapłacić VAT?

Niestety też i od tej reguły są wyjątki. Do takich wyjątków należy m.in. handel samochodami, handel kruszcem i doradztwo. Są to dziedziny, w których VAT płacimy już od 1 zł, bez względu na formę działalności.

O ile handel samochodami, czy kruszcem nie budzi naszych wątpliwości co do tego, na czym te działania polegają, o tyle doradztwo już tak proste nie jest. Mówiąc o doradztwie, często myślimy “konsultacje”. Są to dwa różne pojęcia – doradztwo to nie konsultacje. Doradztwo mamy wtedy, kiedy my doradzamy komuś, jak ktoś ma coś zrobić, on to robi według naszej instrukcji, a my bierzemy za to jakąś odpowiedzialność. Przy konsultacjach tej odpowiedzialności nie ma. My możemy komuś coś doradzić, ale czy ten ktoś zastosuje się do naszych rad czy nie, to już nas to nie obchodzi, nie bierzemy odpowiedzialności za to. Jeżeli zdarzy nam się sytuacja, że trzeba będzie opłacać podatek VAT, warto wówczas skorzystać z pomocy księgowej/księgowego. Wszelkie błędy przy rozliczaniu podatku VAT są bardzo źle widziane przez urzędników i często postrzegane są jako przestępstwo.

Jak rozliczać Nierejestrowaną Działalność Gospodarczą?

Jak już wcześniej wspominałam, wystarczy przy tego rodzaju działalności prowadzić prostą ewidencję przychodów i kosztów. Po zakończonym roku sumujemy nasze całoroczne przychody i koszty, a następnie musimy rozliczyć się z Urzędem Skarbowym na PIT-36. Gdy od sumy przychodów odejmiemy sumę kosztów, otrzymamy dochód, od którego będziemy musieli odprowadzić podatek dochodowy – od lipca 2022r. stawka podatku dochodowego wynosi 12%. 

Pamiętajmy jednak, iż podatek dochodowy płacimy wg. ustalonych progów podatkowych. W przypadku, gdy oprócz nierejestrowanej działalności gospodarczej pracujemy jeszcze dodatkowo na etacie, to suma naszych dochodów z działalności łączy się z sumą dochodów z etatu. Może okazać się wówczas – jeżeli nasz dochód z etatu jest na dość dobrym poziomie, że przekroczymy próg 120 000zł. To spowoduje, że będziemy musieli od nadwyżki opłacić podatek w wysokości 32%. 

Podatek dochodowy możemy uiścić na dwa sposoby:

• pierwszy: po zakończonym roku opłacamy podatek dochodowy za cały rok;
• drugi: możemy co miesiąc płacić zaliczki na podatek dochodowy, wyliczając 12% od uzyskanego co miesiąc dochodu (przychód – koszty=dochód).

Co w przypadku, jeżeli przekroczymy limit przychodu, a nie zgłosimy działalności?

Jeżeli urzędnicy dojdą do tego, że miała miejsce taka jednorazowa sytuacja, wówczas będziemy zobowiązani do uiszczenia zaległych składek na ZUS i składki zdrowotnej. Natomiast jeżeli taka sytuacja zdarzałaby się co miesiąc, wówczas należy liczyć się z mandatem. W skrajnych sytuacjach urzędnicy mogą dokonać zgłoszenia tego faktu do prokuratury i traktowane jest to jako przestępstwo.

Co jeszcze powinniśmy wiedzieć na temat NDG?

Z takich jeszcze ciekawostek, o których warto wiedzieć, to to, że przy NDG nie mamy obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Bo przecież aby mieć kasę, trzeba mieć zarejestrowaną firmę 🙂

Poza tym możemy łączyć nierejestrowaną działalność z etatem, ale nie możemy łączyć jej z zarejestrowaną działalnością gospodarczą. I nie ma znaczenia tutaj fakt, iż są to dwie zupełnie różne działalności (np. ktoś prowadzi kwiaciarnię, a po godzinach – w domu, tworzy grafiki na zlecenie). Nie ma również znaczenia fakt, że mamy swoją działalność zawieszoną. Gdy mówimy o 5 letnim okresie bez prowadzenia działalności, to chodzi o to, aby nie mieć żadnej działalności zarejestrowanej.

Myślę, że dość obszernie wyjaśniłam temat nierejestrowanej działalności gospodarczej. Warto więc na spokojnie przeanalizować jej plusy i minusy, a także zapoznać się z innymi formami działalności gospodarczej. Mogą nimi być np. jednoosobowa działalność gospodarcza, czy spółka z o.o. Więcej na ten temat możecie poczytać na stronie Zus to nie Mus.