Prowadzenie własnego biznesu wiąże się z dużą ilością zadań, które codziennie mamy do wykonania. Każda działalność ma różne obszary działania – SM, marketing, kontakty z klientami itd. A gdy do tego dorzucimy również obowiązki domowe, wówczas ilość codziennych zadań nas przerasta. Jak sobie z tym radzić?
Jednym z rozwiązań jest oddelegowanie części naszych zadań komu innemu np. wirtualnej asystentce. Więcej na temat zadań wirtualnej asystentki możesz przeczytać TUTAJ. Jeżeli jednak nie możesz jeszcze pozwolić sobie na to lub najnormalniej w świecie wolisz wszystko zrobić sam/a, to rozwiązaniem jest skuteczne planowanie zadań.
Jak skutecznie planować swoje zadania?
Najlepiej jak każdy sam wypracuje sobie swoją własną metodę planowania. Jednak jeżeli nie wiesz, jak się za to zabrać, poniżej przedstawiam ci 3 popularne metody planowania swoich obowiązków.
Metoda TRZOS
T – terminy zadań do spisania. Spisz wszystkie zadania i ich terminy. Dzięki temu będziesz wiedział/a, które z nich są najpilniejsze.
R – ramy czasowe do określenia. Ustal, ile potrzebujesz czasu na realizację poszczególnych zadań.
Z – zaplanowanie rezerw czasu. Planując wykonanie zadań, zostaw sobie w rezerwie trochę wolnego czasu na nieprzewidziane sytuacje.
O – ograniczenie innych działań. Skup się na realizowaniu spisanych zadań, szczególnie tych najpilniejszych. Wyłącz wszelkie rozpraszacze (powiadomienia z SM, wycisz telefon jeżeli nie musisz go koniecznie odbierać).
S – skontrolowanie efektów. Na koniec sprawdź, co udało Ci się zrealizować, a czego nie i ewentualnie jakie zmiany w przyszłym planie możesz nanieść.
Ta metoda pozwoli Ci rozeznać się jakie czynności ile czasu ci zajmują. Początkowo Twój plan może się “nie spinać”, bo może okazać się, że niektóre czynności zajmują Ci więcej czasu niż przypuszczałeś/aś. Jednak dzięki tej wiedzy będziesz mógł/mogła lepiej zaplanować swoje zadania w przyszłości. W obliczaniu czasu wykonywania poszczególnych zadań nieocenioną pomocą będzie aplikacja TOGGL.
Metoda 60:40
Metoda ta zakłada, iż planujemy jedynie 60% swojego czasu, a 40% pozostawiamy na nieprzewidziane sytuacje. Często nie jesteśmy w stanie przewidzieć zadań, które dodatkowo “wpadną” nam do wykonania. Nikt też nie jest w stanie przewidzieć wypadków losowych, ani zaplanować dnia co do minuty. Stąd ta rezerwa czasowa. Jeżeli wykonamy wszystkie zaplanowane na dzisiaj zadania i zostanie nam nieco wolnego czasu, to super. Możesz go wykorzystać dla siebie albo wykonać jakieś zadania z następnego dnia.
Metoda 2 minut
Jest to bardzo prosta i zarazem niezwykle skuteczna metoda planowania. Spisz wszystkie zadania jakie masz do wykonania. Jeżeli wśród nich znajdują się takie, które zajmują Ci mniej niż 2 minuty (np. wysłanie maila, wykonanie telefonu), to te czynności zrób w pierwszej kolejności, abyś potem mógł/mogła skupić się na bardziej czasochłonnych zadaniach.
Wypróbuj powyższe metody i zobacz, która najlepiej będzie Ci odpowiadać. Być może warto połączyć ze sobą 2 metody. Mogą one być również podstawą do wypracowania swojej metody planowania.
Jak ja planuję swoje zadania?
Jestem mamą samotnie wychowującą 3 dzieci, która łączy również opiekę nad 2 letnią córką z pracą jako wirtualna asystentka, a także z rozwojem własnej firmy. Nie powiem, lekko nie jest. Musiałam wypracować sobie swój plan organizacji czasu.
Przede wszystkim, w każdy weekend planuję zadania na cały tydzień. Zadania dzielę na te domowe, zadania związane z obsługą moich klientek oraz zadania związane z rozwojem własnej marki. Wiadomo, że nie da się zaplanować wszystkich zadań, bo w tygodniu wpadają nowe, nieprzewidziane zadania (szczególnie te od klientek). Dlatego też zawsze zostawiam sobie pewien margines czasowy na nieprzewidziane zadania. Każdy dzienny plan zadań uzupełniam ewentualnie rano o dodatkowe zadania, które mi “wpadły”.
Zadania domowe wykonuję najczęściej od rana. Wychodzę z psem na spacer, wstawiam pranie, podszykowuję obiad, bawię się z córką.
Na zadania związane z obsługą moich klientek przeznaczam 1-,1,5 h w południe (wtedy moja córka ma drzemkę) oraz ok. 3 h wieczorem, gdy najmłodsze dzieci pójdą już spać. Ponadto mam taką regułę, iż pracuję dla swoich klientek jedynie od poniedziałku do piątku. Jest to jasno określone w naszej umowie.
Na zadania związane z rozwojem własnej marki – różne szkolenia, wpisy na bloga, publikacje na SM, praca nad swoimi produktami itd. przeznaczam min. 1 h dziennie od poniedziałku do piątku oraz weekendy. Oczywiście weekendy poświęcam również dla dzieci, ale jak tylko mam wolną chwilę, to staram się jak najwięcej zrobić dla swojej firmy.
Co jeszcze ułatwia mi skuteczne planowanie zadań?
Przede wszystkim planowanie posiłków i robienie zakupów raz w tygodniu. Raz w tygodniu jadę do marketu i robię zakupy na cały tydzień, później już zakupów nie robię. Wyjątkowo, jeżeli z powodu nieuwagi lub tzw. sklerozy nie kupię jakiegoś składnika do obiadu, wówczas wyskoczę po niego do pobliskiego sklepiku osiedlowego, ale generalnie staram się tego unikać. Najczęściej zakupy robię w czwartek – nie ma wtedy jeszcze takiego tłumu w sklepach. Oszczędza mi to wiele czasu w ciągu całego tygodnia. Kiedyś zakupy robiłam codziennie, ewentualnie co drugi dzień. Teraz jednak widzę jaką oszczędność czasu i pieniędzy daje robienie zakupów raz w tygodniu. Uwierz mi, jest to możliwe! Więcej rad na temat ogarniania własnego budżetu domowego daję w TYM WPISIE.
Innym czynnikiem, który ułatwia mi moje planowanie zadań jest planer/kalendarz książkowy. Nie mogę się bez niego obyć. Osobiście korzystam z kalendarza marki DREAM & CREATE i bardzo go polecam. Ponadto, jeżeli chodzi o zadania wykonywane dla moich klientek, to oczywiście tutaj nieocenioną pomocą jest aplikacja TRELLO. Jest to bardzo prosta i intuicyjna aplikacja do zarządzania zadaniami, nie tylko służbowymi. Więcej na temat narzędzi, które ułatwią Ci pracę w swoim biznesie znajdziesz TUTAJ. Niektórzy bazują tylko i wyłącznie na elektronicznych aplikacjach, ale ja jednak lubię mój papierowy kalendarz 🙂
Mam nadzieję, że ten wpis pomoże ci nieco w ogarnięciu swoich obowiązków zarówno tych służbowych, jak i domowych. Pamiętaj – grunt to dobra organizacja!